3 Herausforderungen im Stückgutumschlag: 
Zeitmanagement, Transparenz und Personalplanung – KI die Lösung? 

Der Hallenumschlag nimmt in der Logistik eine zentrale und entscheidende Rolle ein, da er die Schlüsselfunktion für eine effiziente Bewegung von Waren ist. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir den Begriff „Umschlag“ näher und richten unseren Fokus auf 3 Herausforderungen, die uns im Umschlagsprozess zusammen mit unseren Kunden regelmäßig begegnen.

Was ist der Umschlag?

In der Logistik definiert der Begriff „Umschlag“ den Prozess, bei dem Waren und Güter in einer Umschlagshalle entladen, sortiert und für den Weitertransport umgeladen werden. Speziell in der Stückgutlogistik beinhaltet dieser Prozess zusätzlich die Konsolidierung mehrerer kleinerer Sendungen zu größeren Ladungen. Dadurch ermöglicht der Umschlag einerseits eine verbesserte Auslastung der Transportmittel und ist entscheidend für die effiziente Verteilung und Zustellung von Waren, andererseits verursacht jeder Umschlag Kosten und stellt die Speditionen vor vielfältige Herausforderungen.

Zeitmanagement

Speditionen sind gefordert Güter schnell und präzise umzuschlagen, um die engen Zeitfenster der Transportkette einzuhalten. In der Stückgutlogistik stehen für den Umschlag oft nur wenige Stunden zur Verfügung, um die Güter zu entladen, zu konsolidieren und für den Weitertransport zu beladen.

Jede Verzögerung in einem dieser Schritte kann weitreichende Konsequenzen haben. Beispielsweise können Verzögerungen beim Entladen zu verspäteten Abfahrten führen, was sich in einer reduzierten Anzahl erreichter Stopps bei Zustellungen und Abholungen niederschlägt, da kritische Zeitvorgaben wie Arbeits- und Lenkzeiten, Öffnungszeiten sowie festgelegte Zustell- und Abholtermine nicht eingehalten werden können. Der daraus resultierende Rückgang der Zustellquote führt zu einem Anstieg des Hallenbestands, was wiederum die Umschlagseffizienz beeinträchtigen kann. Dies ist darauf zurückzuführen, dass eine erhöhte Hallenbelastung potenziell zu längeren Suchzeiten innerhalb der Halle, zu erneuten Avisierungsaufwänden und zu höheren Rückläufer- und Schadensquoten führt wodurch die Bearbeitungszeiten im Umschlag und in der Verwaltung steigen.

Daher ist es für Speditionen essenziell eine sich selbst verstärkende Negativspirale zu vermeiden und durch ein effektives Zeitmanagement jeden Schritt – von der Planung über den Umschlag bis hin zur Zustellung – mit Hilfe von transparenten Prozessen präzise aufeinander abzustimmen, um einen reibungslosen Ablauf im Umschlag zu sichern. So können Kipppunkte in der Umschlagshalle vermieden und Auslastungsgrenzen eingehalten werden.

Transparenz

Nur durch eine klare Sichtbarkeit und lückenlose Überwachung der Abläufe können Engpässe und Ineffizienten schnell erkannt und behoben werden. Um eine effektive und durchgängige Überwachung sicherzustellen, ist der Einsatz einer adäquaten IT-Infrastruktur unverzichtbar. Hierzu zählen nicht nur moderne Tracking- und Monitoring-Systeme wie RFID (Radio-Frequency Identification) und Barcode-Scanner, die Bewegungen und den Status der Güter in Echtzeit erfassen, sondern auch die Integration eines Transport-Management-Systems (TMS), das eine wirksame Verwaltung der gesammelten Daten ermöglicht. Liegen die Daten strukturiert im TMS vor, können Prozesse sowie die daraus resultierenden Ergebnisse in quantifizierbare Prozesskennzahlen übersetzt werden damit detaillierte und messbare Analysen in Bezug auf Kosten, Zeit, Ressourcenverbrauch und Effizienz erstellt werden können. Je effektiver diese Übersetzung gelingt, desto transparenter werden die Prozesse dargestellt. Für den Umschlag gängige und quantifizierbare Größen sind zum Beispiel:

• Durchsatz: Mengen der Güter, die in einem bestimmten Zeitraum umgeschlagen werden
• Bearbeitungszeiten: Die Zeit, die benötigt wird, um eine bestimmte Menge von Gütern umzuschlagen
• Warte und Liegezeiten: Die Zeitspanne, die Güter auf Bearbeitung oder Weitertransport warten
• Auslastung im Umschlag: Prozentsatz der genutzten Umschlagskapazität im Vergleich zur Gesamtkapazität
• Schadensquote: beschädigte Güter, bezogen auf die Gesamtzahl der umgeschlagenen Einheiten

Als Berechnungsgrundlage für diese Prozessgrößen dienen standardisierte Logistikeinheiten wie Stellplatz, Lademeter, Gewicht oder Packstück.

Eine Logistikeinheit ist ein definierter, messbarer Parameter, der in der Logistikbranche verwendet wird, um verschiedene Aspekte des Transports, der Lagerung und des Managements von Waren und Gütern zu quantifizieren, zu organisieren und zu optimieren.
TUP GmbH & Co.KG (2020): Was ist eine logistische Einheit? In: Logistik KNOWHOW. Link (Abrufdatum: 31. Januar 2024).

In der formulierten Definition liegt die Betonung auf den Begriffen „definiert“ und „messbar“. Die angeführten Logistikeinheiten (Stellplatz, Lademeter, Gewicht und Packstück) sind ideal, um beispielsweise die Raumausnutzung von Sendungen oder die physische Masse transportierter Güter zu quantifizieren. Sie schaffen einen einheitlichen Standard in der Logistik und sind essenziell für eine universelle Verständlichkeit, die jedoch die tatsächlichen Komplexitäten des Umschlagprozesses nicht umfassend widerspiegeln und damit eine unpräzise Berechnungsgrundlage für Analysen in Bezug auf Kosten, Zeit, Ressourcenverbrauch und Effizienz darstellen.

Die Ursache liegt an den Gegebenheiten in der Stückgutlogistik, die durch eine umfangreiche Vielfalt an Transportgütern, welche in Form, Größe, Gewicht und Gefahrgutklassen variieren, gekennzeichnet ist. Für den Transport werden die Waren zu Packstücken verpackt und zu einer größeren Sendung gebündelt. Die dafür verwendeten Packmittelarten reichen von einfachen Kartons, Päckchen und Kisten über standardisierte Paletten wie Euro- oder Chep-Paletten, bis hin zu Gitterboxen oder Tankcontainern für gefährliche Chemikalien. Hebe- und Transportmittel wie Gabelstapler, Hubwagen und Förderbänder kommen im Umschlag zum Einsatz, um diese zu entladen, zu bewegen und wieder zu beladen. Ein Packstück repräsentiert somit eine individuelle Einheit, die abhängig von Ihren Spezifikationen, variierende Aufwände und Kosten für den Umschlag verursacht.

Die Logistikeinheit „Packstück“ weist aufgrund ihrer Individualität eine begrenzte Aussagekraft auf, um den tatsächlichen Aufwand für den Umschlag zu erfassen. Die Vielfalt der Spezifikationen unterschiedlichster Packstücke lässt sich nur schwer mit Hilfe von standardisierten Logistikeinheiten erfassen und so bleiben die Prozesse im Umschlagbereich, selbst mit dem Einsatz fortschrittlicher IT-Infrastrukturen, häufig undurchsichtig.

Die fehlende Transparenz im Umschlagsprozess erschwert neben den zeitlichen Restriktionen ein effektives Zeitmanagement, da eine exakte Koordination der Arbeitsabläufe und eine präzise darauf abgestimmte Personalplanung ohne genauen Einblick in den erforderlichen Arbeitsaufwand zu einer Herausforderung wird und oftmals nur durch die langjährige Expertise und das intuitive Gespür der Entscheider in der Umschlagsplanung gemildert werden kann.

Personalplanung

Die Personalplanung im Umschlagsprozess sieht sich darüber hinaus durch die starken Schwankungen im Sendungsaufkommen mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert. Zunächst variiert das Sendungsvolumen beträchtlich, bedingt durch die spezifischen Saisonalitäten verschiedener Branchen sowie durch generelle Marktschwankungen. Beispielsweise erlebt der Einzelhandel in der Vorweihnachtszeit aufgrund gesteigerter Nachfrage einen Anstieg der Sendungsmengen, während gleichzeitig in der Bauindustrie durch wetterbedingte Baustopps ein Rückgang zu verzeichnen ist. Zusätzlich tragen individuelle und variierende Bestellzyklen der Kunden zu wöchentlichen Dynamiken bei, die die Varianz der Sendungsmengen weiter verstärken.

Die saisonbedingten Branchenunterschiede und die Diversität der Kunden führen zu Unregelmäßigkeiten sowohl in der Menge als auch in der Art und Beschaffenheit der Transportgüter. Abhängig von der Jahreszeit dominieren unterschiedliche Güterarten von einfach zu handhabenden Packstücken, bis hin zu sperrigen, schweren oder spezialisierten Gütern.

Speditionen müssen daher in der Lage sein, sowohl quantitativ als auch qualitativ schnell auf Änderungen im Sendungsaufkommen und der Sendungsstruktur zu reagieren. Diese Gegebenheit erfordert eine flexible Personalplanung, die in der Lage ist, auf die unterschiedlichen Anforderungen von wechselnden Dynamiken und Sendungsstrukturen einzugehen.

Ist KI die Lösung?

Die beschriebenen Herausforderungen sind im Kern auf die dynamischen Bedingungen in der Stückgutlogistik zurückzuführen, die durch die Vielfalt der Güter, branchenspezifische Saisonalitäten, Marktschwankungen sowie kundeninduzierte Bestelldynamiken geprägt ist. Gerade in der Stückgutlogistik entsteht im Hallenumschlag eine heterogene und dynamische Masse, die sich nicht mit Hilfe von herkömmlichen Logistikeinheiten beschreiben lässt.

Künstliche Intelligenz bietet an dieser Stelle eine effektive Lösung, indem sie den heterogenen und dynamischen Charakter der Gütermasse in quantifizierbare Einheiten wie den erforderlichen Umschlagsaufwand in Personenstunden übersetzt. Ein maschinelles Lernsystem, das auf Daten wie Abmessungen, Gewicht, Art und Beschaffenheit der Güter, bisherige Bearbeitungszeiten sowie kontextabhängige Zustände wie die Auslastung der Halle oder das eingesetzte Personal zurückgreift, lernt Muster und Zusammenhänge aus den Datenmengen. Das Ergebnis sind intelligente Lernmodelle, die befähigt sind, den Umschlagsaufwand unter Einbeziehung von physischen sowie qualitativen Aufwandstreibern zu ermitteln. Die Modelle zeichnen sich durch ihre Fähigkeit aus, sich automatisch an Änderungen in den Eigenschaften der Sendungen sowie an externe Bedingungen anzupassen.

Die Notwendigkeit menschlicher Bemühungen zur Verknüpfung diverser Leistungsindikatoren wie Durchlaufmengen, Bearbeitungszeiten, Gewichte, Packmittel und Sendungsstrukturen bei der Durchführung von Effizienz- und Personalaufwandsanalysen entfallen und werden von der selbstlernenden KI übernommen. Aufwand, Leistung und Effizienz können mit Hilfe von KI präziser gemessen werden, wodurch ein flexibleres und gezielteres Eingreifen in die Prozesse ermöglicht wird.

Darüber hinaus kann eine KI auf wiederkehrende Muster, Saisonalitäten und Trends trainiert werden, sodass mit Hilfe von Aufwandsprognosen ein entscheidender Vorteil für die Personalplanung generiert werden kann. Die Flexibilität ist gerade in diesem Bereich limitiert. Die Verfügbarkeit von Mitarbeitern kann abhängig von Faktoren wie Krankheit oder Urlaub variieren. Personalressourcen können kurzfristig nicht beliebig skaliert oder aus anderen Bereichen übertragen werden. Daher ist es umso wichtiger das Nachfrageschwankungen und strukturelle Veränderungen schnellstmöglich erkannt und in einer vorausschauenden Planung berücksichtigt werden.

Der Erfolg der KI hängt wesentlich von der Qualität und Verfügbarkeit der Daten ab. Für einen effektiven Einsatz muss eine KI auf hochwertige, umfassende und aktuelle Daten zugreifen können. Die Datenerfassung muss präzise sein, um die realen Gegebenheiten des Umschlagsprozesses widerzuspiegeln. Dies bedeutet, dass Unternehmen in Systeme zur Datenerhebung und -pflege investieren müssen, um die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz von KI zu schaffen.